Até que ponto as planilhas são confiáveis para gerenciar toda sua agência?

As planilhas são recursos muito utilizados por profissionais e empresas que buscam por uma alternativa financeiramente acessível e versátil para gerenciar atividades e rotinas de trabalho. Em agências de comunicação não é diferente, sobretudo em departamentos financeiros e de tráfego, nos quais o volume de informações é grande. 

No entanto, o avanço da tecnologia tem mudado a mentalidade dessas empresas, que, em busca de uma maior integração entre os setores, precisão dos dados e falta de tempo para produzir planilhas mais complexas, optam por softwares especializados em gestão.

Mas e então, qual a opção mais viável nesses casos?

É inegável que as planilhas são alternativas que atendem bem até certo ponto, já que podem ser encontradas em modelos prontos, poupando tempo e dinheiro. Mas quando se trata da extração de dados que irão impactar na saúde financeira da empresa, a gestão pautada em planilhas é questionável devido a dificuldade de integrar as informações de uma planilha com a outra. 

Mesmo um gestor com nível avançado em Excel sofre para relacionar os dados desses documentos, o que pode impactar negativamente nas tomadas de decisão. Levando a teoria para a prática, imagine relacionar a planilha de entrada e saída do fluxo de caixa com a planilha de pagamento de pessoal? Ou a planilha de repasse com a planilha de faturamento líquido e bruto? Complicado, não é?

Passamos muito tempo tentando encontrar um sistema que unisse flexibilidade com controle, até encontrarmos o iClips. Ficamos extremamente seguros em tocar nossa agência com a plataforma. Ela ajuda na organização de todos os processos dentro da agência e possibilita seu crescimento.

Raphael Maia e Mariellen Romero • sócios fundadores da táLIGADO

Unimos a flexibilidade das planilhas à integração que sua agência precisa

O iClips é um software de gestão para agências, houses e departamentos de marketing . A ferramenta foi desenvolvida para possibilitar uma gestão de ponta a ponta do negócio: desde o cadastro de um novo job à gestão financeira, desempenhando o papel de várias ferramentas em uma só, inclusive de planilhas.

Enquanto a gestão baseada em planilhas está sujeita a erros e outros equívocos humanos, o iClips é um software pensado para solucionar os problemas de uma agência, unindo flexibilidade a funcionalidades robustas que atendem plenamente a todos os departamentos.

Com ele, o tráfego consegue ter uma visão completa de todas as atividades que estão sendo realizadas, sem a necessidade de preencher planilhas e cruzar informações depois. O resultado é uma integração entre os setores, a distribuição automática de tarefas, maior agilidade na produção dos jobs e um histórico da produção para futuras revisões e correções de gargalos.

Na gestão financeira o iClips também possui um dashboard específico para você administrar as finanças da agência. Compare despesas e receitas, faça conciliações bancárias, emita notas fiscais e tenha acesso ao fluxo de caixa e DRE. Quer descobrir mais sobre o que podemos  fazer por sua agência? Confira abaixo: 

  • Implementação: O iClips não é apenas um software de gestão, mas uma solução que integra tecnologia a uma metodologia pensada para solucionar gargalos comuns em empresas como a sua. No início as atenções serão voltadas para a estruturação de processos e implementação do sistema e, logo depois, em pontos estratégicos de melhoria contínua dos processos. 
  • Gestão financeira: Com o iClips fica fácil calcular a rentabilidade dos clientes e entender se a sua equipe está se trabalhando muito para clientes que são pouco lucrativos. Além disso,  com o cálculo de margem dos jobs, é possível agrupar despesas variáveis dos jobs com o custo de trabalho da equipe para conhecer o seu custo real e entender se o que foi planejado foi de fato realizado.
  • Dashboards segmentados: Os dashboards criados para cada setor facilitam o trabalho dos colaboradores envolvidos em um projeto, possibilitando a visualização macro e micro das demandas. Assim, há uma maior garantia de que todas as atividades serão executadas dentro do prazo, com maior organização.
  • Relatórios e BI: Os relatórios de BI permitem que você construa uma inteligência de negócios baseada em dados e informações precisas. Ao todo, são mais 15 relatórios de B.I que cruzam dados operacionais e financeiros, entregando informações como rentabilidade de clientes e job, além de uma análise de produtividade do time.
  • Atualizações constantes: Por se tratar de um sistema web, as atualizações são feitas constantemente, sempre respaldadas por feedbacks de clientes e focando em melhorias. Confira as últimas atualizações do iClips.
  • Gestão de contratos: Você pode criar e replicar contratos já existentes, poupando tempo e evitando possíveis erros. Também é possível entregar aos seus clientes propostas completas com todas as informações do planejamento de mídia, como orçamentos, eventos e resumo do investimento.
  • Timesheet integrado: No iClips, o timesheet é automatizado e integrado ao workflow, viabilizando a precificação dos serviços. Uma vez que é possível saber quais serviços demandam mais ou menos tempo dos colaboradores, a distribuição das tarefas ocorre de forma mais assertiva. 
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Esqueça as planilhas, conte com o iClips para gerenciar seu negócio

Cadastro de informações

Além do cadastro de funcionários, clientes e fornecedores, o iClips permite o cadastro de todas as peças, que são a base para a elaboração de jobs, mídias e propostas.

Workflow customizável

O iClips se adapta às demandas da sua agência com um workflow personalizável. Assim, é possível customizar o fluxo de workflow de peças que já foram predefinidas.

Padronização de processos

Graças ao modelo de job, a agência consegue padronizar suas ações e otimizar seu tempo na abertura do job, reunindo um conjunto de informações que serão usadas para realização de um projeto.

Integração de mídia e produção

Por fim, mídia e produção são totalmente conectados com as áreas de atendimento e criação, reduzindo falhas na comunicação e melhorando o clima entre a equipe.

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Com o iClips você tem tudo em um só lugar

Planilha x iClips
Planilha
iClips
Personalizável
Gestão de mídia
Produção
Dashboards segmentados
Workflow Customizado
Timesheet integrado
Business Intelligence
Gestão financeira integrada
Comunicação com os clientes
Armazenamento de arquivos digitais
Gestão de contratos
Régua de cobrança
Módulo digital
Kanban integrado
Metodologia de gestão
Suporte gratuito na plataforma
Relatórios financeiros

Mude para o iClips

Por que as agências estão deixando esses softwares e migrando para o iClips:

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